Red de Aliados
Proveedores
Construimos relaciones transparentes, sostenibles y orientadas al bienestar de nuestros pacientes. En la Clínica Palermo estamos convencidos y comprometidos con la construcción de una red sólida de aliados proveedores.
NUESTRA FILOSOFÍA
Una relación basada en la confianza
Nuestra gestión de compras y contratación se ejecuta desde una perspectiva estratégica que garantiza la continuidad de nuestra operación en términos de oportunidad, calidad, excelencia y búsqueda permanente de las mejores condiciones en beneficio de nuestros pacientes.
Concebimos las formalidades contractuales como instrumentos de apoyo que recogen los acuerdos alcanzados con nuestros aliados proveedores y que hacen posible una relación transparente, oportuna, sencilla y equilibrada. Para que conozca los lineamientos estratégicos que guían la gestión de compras y contratación en la Clínica, a continuación encontrará el texto elaborado por nuestro director general, el Dr. Gerardo Burgos Bernal, que constituye nuestra carta de presentación y la guía de negociación con todos nuestros aliados proveedores.
Decálogo para construir acuerdos que procuren bienestar
Diez principios que orientan el relacionamiento de la Clínica Palermo con EAPB y proveedores: diálogo, humanización, equilibrio contractual y uso responsable de los recursos del sistema de salud, siempre con el usuario en el centro.
QUIÉNES SOMOS
Una institución al servicio de la vida
Para guiarle en el camino hacia convertirse en uno de nuestros aliados proveedores, le contamos de forma breve quiénes somos, qué hacemos y cómo desarrollamos el proceso de vinculación de aliados proveedores.
La Clínica Palermo es una obra de la Congregación de Hermanas de la Caridad Dominicas de la Presentación de la Santísima Virgen, Provincia Bogotá. Fue creada hace casi ocho décadas y se ha mantenido firme en su vocación pese a numerosas dificultades sociales, políticas, económicas y ambientales, gracias a una convicción única: Estar al servicio de la vida.
En la actualidad brindamos servicios de mediana complejidad con dos énfasis centrales: El binomio madre e hijo, y cirugía.
Prestamos estos servicios a través de contratos con las entidades responsables de pago (principalmente las EPS) y a particulares afiliados a medicina prepagada, pólizas de seguros y planes complementarios, a través de nuestra Ruta Celeste. Esta orientación determina lo que necesitamos y lo que gestionamos a través de las compras y la contratación.
Conoce más sobre nosotros
GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
¿Cómo compramos y contratamos?
La gestión de compras y contratación se sustenta en la planeación. Aunque existen necesidades imprevisibles que debemos atender de forma inmediata, la mayoría se adelanta luego de un riguroso proceso que incluye la participación de un Comité de Evaluación de Tecnologías y un Comité Asesor de Compras y Contratación.
La selección de un aliado proveedor no depende de un solo colaborador y ninguno está autorizado para proponerle un contrato de forma individual. Las decisiones de compra son colegiadas y obedecen a un estricto proceso de análisis técnico, económico y jurídico.
La gestión de compras es liderada por nuestra Directora Administrativa y Logística, de quien dependen las áreas de compras y de contratación.
Dirección Administrativa y Logística
Área de Compras
🚨 !IMPORTANTE!
Favor tener en cuenta el único correo autorizado para la recepción de facturación electrónica:
fe@lapresentacionprovinciabogota.org,
la fecha máxima para la emisión de la facturación electrónica es el día 28 de cada mes.
Para temas relacionados con cartera, remitirse directamente al correo a
tesoreria@clinicapalermo.com.co
y conciliaciones, estados de cuenta, certificados de retenciones u otros, remitir correo a:
proveedores@clinicapalermo.com.co
ESTRUCTURA INTERNA
Actores del proceso de contratación
Bajo el liderazgo de la Dirección Administrativa y Logística se articulan todos los actores del proceso.
| ROL | DEFINICIÓN | ACTORES |
|---|---|---|
| Generador de necesidades | Persona que identifica y formaliza la necesidad de bienes, servicios u obras, describiendo y justificando el requerimiento. | Cualquier colaborador |
| Gestor de contratación | Autoridad interna encargada de validar la pertinencia del requerimiento, consolidar especificaciones y adelantar la tramitación conforme a procedimiento. | Directores Jefes Coordinadores |
| Instancias de apoyo transversal | Áreas que revisan y validan viabilidad técnica, administrativa, financiera y normativa del proceso, emitiendo conceptos y recomendaciones. | Dir. General Dir. Administrativa Dir. Financiera Jefatura de Compras Gestión de Calidad |
| Instrumentación contractual | Unidades que elaboran, revisan y formalizan el contrato u orden de compra, verificando requisitos previos y condiciones. | Jefatura de Compras Comité Eval. Tecnologías Contratación Oficial SARLAFT |
| Instancias de aprobación | Órganos que analizan y aprueban la celebración del contrato u orden de compra según su competencia y los montos establecidos. | Junta Asesora Comité Compras Dir. Administrativa |
| Ordenación de gasto | Autoridades internas con facultad para comprometer y autorizar el gasto y suscribir los instrumentos contractuales. | Representante Legal Apoderada General Dir. Administrativa |
| Seguimiento | Personas designadas para acompañar y verificar la ejecución del contrato u orden de compra, controlando el cumplimiento de todas sus condiciones. | Supervisores Interventores |
INSTRUMENTOS CONTRACTUALES
¿Qué se gestiona por orden de compra y qué exige la suscripción de un contrato?
Los negocios jurídicos de naturaleza contractual en la institución se ejecutan a través de contratos y órdenes de compra, conforme a la siguiente descripción:
Orden de Compra
Documento de carácter instrumental, generado de manera electrónica —usualmente a partir de una proforma—, mediante el cual la Clínica formaliza la adquisición de bienes o servicios. En él se consignan los elementos esenciales del negocio jurídico, tales como el objeto, el valor, las cantidades y las condiciones básicas de entrega o prestación.
Contrato
Instrumento jurídico solemne en el que se estructuran de manera completa y detallada las obligaciones, derechos, términos y condiciones que regirán la relación contractual, incluyendo cláusulas sobre ejecución, supervisión, garantías, riesgos, solución de controversias y demás estipulaciones que exige la normativa aplicable.
Reglas
La determinación de si un determinado negocio jurídico debe hacerse mediante orden de compra o contrato se hace conforme a las siguientes reglas:
Orden de compra
- Adquisición de bienes muebles, sin límite de cuantía, salvo que el Comité de Compras y Contratación recomiende, por la naturaleza específica del bien o las particularidades de la ejecución de la compra, que se realice por contrato.
- Arrendamiento de muebles para solventar contingencias, con duración máxima de 3 meses.
- Mantenimiento de bienes por una única vez, sin límite de cuantía.
- Suministro de medicamentos e insumos.
- Asesorías y consultorías de una única vez, sin límite de valor.
- Licenciamiento de software, sin límite de valor.
- Contratos de obra de cuantía inferior a 20 SMLMV, salvo que la Dirección Administrativa y Logística disponga su trámite por contrato según la naturaleza de la intervención.
Contrato
- Prestación de servicios asistenciales.
- Arrendamiento de inmuebles y muebles requeridos con recurrencia, con duración superior a 3 meses.
- Mantenimiento de bienes de tracto sucesivo.
- Consignación de bienes (con control por orden de compra para insumos médico-quirúrgicos y acta de entrega cuando corresponde al área biomédica).
- Suministros ligados a mantenimientos.
- Suministros con apoyo tecnológico.
- Comodatos.
- Donaciones cuyo monto sea superior a 50 SMLMV.
- Asesorías y consultorías de carácter sucesivo o permanente.
- Mandatos con y sin representación judicial.
- Uniones temporales y consorcios.
- Acuerdos de confidencialidad, protección y transferencia de datos.
- Concesiones.
- Obligaciones que involucren recursos públicos.
- Compraventa de inmuebles.
- Contratos de autorización.
- Alianzas estratégicas.
PORTAFOLIO
¿Qué compramos o contratamos?
Estas son las 19 categorías que gestionamos a través de nuestros procesos de compras y contratación.
PASO A PASO
Proceso operativo de vinculación
Le explicamos cómo funciona el camino para convertirse en uno de nuestros aliados proveedores.
Identificar la necesidad
Regularmente, cuando identificamos una necesidad, delimitamos la mejor forma de satisfacerla y salimos al mercado para conocer las opciones disponibles.
Solicitar cotizaciones
Luego de esta primera revisión, solicitamos cotizaciones no vinculantes a varios proveedores. Que no sean vinculantes significa que usted no está obligado a vendernos en los términos señalados, y que nosotros tampoco estamos obligados a comprar. Solo buscamos tener una visión de lo que se ofrece, sus características y condiciones.
Analizar las ofertas
Una vez recibidas las cotizaciones, las analizamos; incluso es posible que le solicitemos información adicional que nos permita un mayor conocimiento para estructurar la decisión de compra o contratación.
Solicitar oferta final
En este punto, es posible que nos sintamos en condiciones de tomar una decisión y le pidamos un ofrecimiento final, o que decidamos hacer una convocatoria cerrada entre varios proveedores para que presenten sus ofrecimientos en un marco competitivo.
Formalizar el acuerdo
En cualquiera de los casos, debe saber que solo quedaremos mutuamente obligados una vez se suscriba la orden de compra o el contrato. Esto ocurre porque el sector salud presenta particularidades asociadas al flujo de recursos, y no queremos generar expectativas que puedan verse afectadas por esas fluctuaciones.
Recopilar documentos
Para evaluar su oferta le solicitaremos algunos documentos generales que nos permitan examinar los aspectos relativos a su capacidad jurídica y financiera. Estos documentos son:
Certificado Cámara de Comercio no mayor a 30 días. Si en los últimos 30 días cambió su representante legal, debe allegar el documento actualizado.
Copia Cédula Representante Legal
RUT actualizado (no mayor a 30 días) y completo, con información de socios y accionistas.
Estados Financieros anuales y comparativos con el año anterior (con notas) y/o estados financieros al corte más reciente.
Certificación bancaria con vigencia mínima de 60 días.
Permisos, registros, licencias, certificado buenas prácticas, habilitación de servicios, ficha técnica para los productos que aplique.
Soporte de autoevaluación SG-SST realizada en la página del Ministerio de Trabajo — estándares mínimos según Resolución 312 de 2019.
Certificación de ARL de la autoevaluación de los estándares mínimos para el SG-SST.
Certificación expedida por la ARL de afiliación y clase de riesgo de la empresa.
Validar al proveedor
Estos documentos se evalúan, y los potenciales proveedores son revisados en listas restrictivas y demás instrumentos de control exigidos por sistemas como el SARLAFT. El propósito es garantizar la confiabilidad de nuestros aliados y prevenir cualquier riesgo que pueda afectar nuestra relación comercial. Esto es muy importante porque somos una institución que presta servicios de salud, y cualquier inconveniente con un aliado proveedor puede impactar directamente la prestación del servicio y, en consecuencia, el bienestar de nuestros pacientes.
Elaborar el contrato
Luego de tener claridad de que la oferta presentada por un interesado es la que ofrece mayor valor por el dinero, y de haber agotado la validación jurídica, técnica y financiera, se elabora la orden de compra o la minuta del contrato. Una vez el proyecto está listo, lo invitamos a revisarlo y a retroalimentarlo, de forma que construyamos un acuerdo mutuamente beneficioso y equilibrado para las partes.
Proteger la información
En algunos casos es posible que solicitemos la suscripción de un acuerdo de confidencialidad para salvaguardar la información a que se tendrá acceso en el marco de la relación comercial.
Hacer seguimiento
Finalmente, durante la ejecución, encomendamos a uno de nuestros colaboradores el control y seguimiento del cumplimiento. Esta persona es nuestro enlace, pero no tiene facultad para obligar a la Clínica; su función es hacer seguimiento y acompañamiento. Cualquier tema que requiera modificaciones, ajustes o terminaciones debe tramitarse a través de la Dirección Administrativa y Financiera.
Liquidar el contrato
Cuando el contrato termina, y si lo amerita, realizamos un proceso de liquidación, en que evaluamos el contrato y hacemos un cruce de cuentas que nos permite ponernos a paz y salvo mutuamente.
¿Listo para ser nuestro aliado?
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Si su empresa puede aportar valor a nuestra misión de cuidar la vida, estaremos felices de conocerle. Contáctenos a través de nuestras áreas de Compras o Contratación.